Engajar pessoas a assumirem um papel ativo nos momentos de tomada de decisão nunca é tarefa fácil, não é mesmo? Neste momento histórico e atípico, em que é necessário evitar aglomerações, o desafio é maior ainda. Afinal, como convocar o grupo que você representa para participar de uma assembleia online?
Preparamos algumas dicas imperdíveis para te ajudar nessa empreitada. Confira a seguir:
Se possível, envie também uma convocatória “off-line”
É claro que, com as medidas de distanciamento social, o alcance de comunicados impressos é relativamente limitado. Mesmo assim, atribuir alguma materialidade à convocação da assembleia online pode ser uma medida importante para que todos compreendam que o encontro virtual é tão importante (e sério!) quanto uma reunião presencial.
Para isso, vale fixar o edital de convocação em murais de avisos ou, se viável, apostar na boa e velha caixa de correio para garantir que o informativo chegue às casas dos destinatários.
Mensagens instantâneas são eficientes
A tendência é que as pessoas verifiquem as mensagens que recebem em seus celulares com mais frequência do que outras mídias. Por isso, apostar nessa linguagem para enviar a convocação virtual de assembleia costuma ser eficaz.
Aplicativos como WhatsApp e Telegram possuem funções de listas de transmissão. Essas ferramentas asseguram que o mesmo recado chegue como uma mensagem individual a um grande número de usuários, sem que seja necessário contatar um por um manualmente. É uma estratégia importante, já que grupos são mais impessoais, além de muitos membros não os verificarem com frequência.
Aposte em mais de uma plataforma
A diversidade de mídias digitais em que a convocação será feita aumenta as chances de que o recado chegue a todos. Portanto, publicar o aviso em mais de um site ou aplicativo pode ser crucial para aumentar seu quórum.
A escolha das plataformas utilizadas, contudo, irá depender do perfil do grupo, e do quão organizado é o seu registro de contatos. Algumas preocupações possíveis: você possui os telefones de todos? Redes sociais? Endereços eletrônicos? Há algum meio fácil e objetivo de fazer a coleta desses dados, caso você não os tenha em mãos?
Feita essa reflexão, é importante pensar onde sua base se encontra, dentro do contexto do ambiente virtual.
Para grupos mais diversos e generalistas, por exemplo, criar um evento no Facebook costuma funcionar. Já quem possui um perfil mais tradicional, em termos de uso da internet, tende a atender a um chamado formalizado por e-mail com mais facilidade. Audiências mais jovens, por sua vez, podem ser engajadas a comparecer por meio de stories e/ou publicações comuns no Instagram.
Antes do encontro, instrua as pessoas sobre a plataforma a ser utilizada na reunião
Discord, Zoom, Microsoft Teams, Skype, ou até mesmo o próprio WhatsApp, as possibilidades para realizar um encontro coletivo remoto, incluindo suporte para áudio e vídeo, são bem diversificadas. Mesmo assim, nem todos estão familiarizados com as suas ferramentas.
Já no ato da convocatória, é fundamental encontrar meios didáticos de instruir os participantes sobre como acessar a assembleia online e criar uma conta para ingressar na reunião. Isso é importante para que as pessoas tenham tempo de se preparar e ambientar.
Também vale estabelecer um intervalo maior que o habitual entre a primeira e a segunda chamadas, considerando eventuais dificuldades de login e conexão nessa organização atípica.
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